Hariangaruda.com I Pekanbaru - Sebanyak 23 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Riau menyerahkan arsip untuk dimusnahkan dan disimpan, sebagai bagian dari peningkatan tata kelola kearsipan.
Pelaksana Tugas (Plt) Gubernur Riau (Gubri) SF Hariyanto meminta seluruh OPD di lingkungan Pemprov Riau memperkuat pengelolaan arsip agar mudah diakses saat dibutuhkan. Menurutnya, pengelolaan arsip sangat perlu dilakukan mengingat dokumen yang disimpan saat ini akan menjadi kebutuhan penting di masa mendatang.
"Dokumen yang diarsipkan belum terlihat dampaknya, namun akan berguna di kemudian hari. Saya minta kita semua menjaga kearsipan ini. Sekarang memang terlihat tidak penting, tapi sekian tahun mendatang mungkin akan sangat dibutuhkan," ujar Plt Gubri di Ruang Melati Kantor Gubernur Riau saat menghadiri kegiatan pemusnahan arsip tidak bernilai guna, Kamis (27/11/025).
SF Hariyanto mengatakan, momentum hari ini merupakan saat yang penting untuk menata kembali pengelolaan arsip. Selain mengurangi penampungan arsip tidak bernilai guna, arsip statis bernilai sejarah juga dikumpulkan untuk disimpan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau.
"Terima kasih kepada Dinas Kearsipan, apalagi menyusun dokumen tidaklah mudah, baik penempatan maupun penyusunannya," ujar Hariyanto.
Plt Gubri menjelaskan, dokumen yang diarsipkan akan sangat dibutuhkan karena pejabat pemerintahan sering dilakukan pergantian posisi. Kemudian bila dokumen diarsipkan dengan baik, maka ke depannya dokumen tersebut akan mudah dicari.
"Semua dokumen penting tolong diarsipkan, dan pemusnahan arsip tidak bernilai guna mesti dilakukan sesuai peraturan dan ketentuannya," ujarnya.
Sementara itu, Kepala Dispersip Provinsi Riau Indra mengatakan, arsip mempunyai nilai penting dan berisi pertanggung jawaban di masa depan. Ia memandang pengelolaan yang benar tentu akan memudahkan pekerjaan di kemudian hari saat dokumen tersebut dibutuhkan.
"Arsip adalah barang bukti resmi dan sejarah mengenai penyelenggaran pemerintahan. Kita rasakan sendiri mana kala ada persoalan, tetap yang akan ditanyakan menjadi buktinya adalah arsip. Kalau kita mengelola arsip dengan baik dan benar tentu akan gampang mencarinya, kalau tidak akan kelabakan," kata Indra di Ruang Melati Kantor Gubernur Riau.
Sesuai dengan peraturan yang berlaku, Indra katakan, selain penyimpanan arsip yang bernilai, arsip yang tidak mempunyai nilai guna akan dimusnahkan. Untuk itu, Dispersip Provinsi Riau menggelar acara pemusnahan arsip dari 23 OPD di lingkungan Pemprov Riau.
"Arsip yang akan dimusnahkan telah dinilai dan diverifikasi oleh Dispersip selaku lembaga kearsipan, teknik pemusnahannya juga sesuai dengan aturan yang berlaku," ucap Indra.
Atas partisipasi dari OPD, Pemprov Riau memberikan penghargaan kepada mereka yang telah menyerahkan arsip. Baik untuk dimusnahkan, maupun menyerahkan arsip statis bersejarah untuk disimpan.
Piagam penghargaan penyerahan arsip terbanyak untuk dimusnahkan diberikan kepada RSUD Arifin Achmad yang menyerahkan 22.338 berkas. Selain itu di kategori yang sama untuk Dinas PMDDukcapil Riau yang menyerahkan 16.085 berkas. Lalu Dinas Sosial Riau, sebanyak 9.513 berkas.
Selain itu ada juga piagam penghargaan kepada arsip bernilai sejarah yang diserahkan terbanyak tahun 2025 kepada Sekretariat Daerah Provinsi Riau yang menyerahkan 520 berkas. Lalu Badan Kepegawaian Daerah Riau yang menyerahkan 197 berkas, dan Inspektorat Riau yang menyerahkan 78 berkas.
Terakhir, pemberian piagam penghargaan penyerahan arsip statis tahun 2025 dengan kategori substansi arsip terbanyak. Peringkat pertama berjumlah 6 jenis arsip dalam 26 berkas oleh Dinas Pariwisata Riau.
Peringkat kedua diberikan kepada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik (Diskominfotik) Riau berjumlah 6 jenis arsip dalam 7 berkas. Kemudian peringkat ketiga ada Dinas Kebudayaan Riau berjumlah 5 jenis arsip dalam 11 berkas.
